無法拿到發票或收據時，要怎麼報帳？？支出證明單OK嗎_115.6

記帳報稅 ／ 稅務憑證

無法拿到發票或收據時，
費用還能報帳嗎？支出證明單有用嗎？

進貨沒發票、出差忘了要收據、廠商就是不給……這些問題，會計師最常被問到。

📅 115年6月更新版　🏢 適用：公司 ／ 行號

🙋 這些問題，事務所幾乎每天都聽到：

「會計師，我們進貨拿不到發票怎麼辦？」
「廠商就是不肯給我們發票報帳啊～」
「從國外進口沒有報關，費用算不算？」
「對方不願意在勞報單上簽名，該怎麼辦？」

📘 先搞清楚：財務帳 vs. 稅務帳

不論公司或行號，平時交易都要記帳，這是「財務帳」，依照《商業會計法》規定，有交易就入帳。

每年五月申報營利事業所得稅時，則須依照稅法規定進行調整，調整後的帳叫「稅務帳」，用來計算課稅所得，決定是否要繳納營利事業所得稅（營所稅）。

兩者大多一致，但稅法有幾個特別規定：

費用限額規定 交際費、職工福利、伙食費、折舊費用等，均有法定上限。超過的部分（「超限」）稅局不承認，須帳外調整剔除。

合法憑證要求 未取得合法憑證，或扣繳不符規定的費用，稅務上同樣不予認列，甚至可能受罰。

⚠️ 簡單說：收入100萬元，拿100萬元費用發票不代表就能全部抵。費用必須符合「合法憑證」與「公司營業所必需」兩大要件，才能在稅務上認列。

📋 五個常見情境說明

情境一｜費用超限（以尾牙為例）

公司辦尾牙花了100萬元，取得統編三聯式發票，財務帳認列100萬元「職工福利」。但稅法計算後，當年度只允許認列1萬元。

財務帳	認列 100 萬元
稅務帳	僅認列 1 萬元，超限 99 萬元須剔除
課稅所得	增加 99 萬元

情境二｜無報關、無發票的進口貨物

以個人名義從國外進了50萬元的貨，沒有報關、沒有發票，難以主張進貨事實。國稅局視為未取得合法稅務憑證，甚至可能受罰。

財務帳	認列 50 萬元
稅務帳	不認列
課稅所得	增加 50 萬元

情境三｜出差搭計程車忘記要收據（1,200 元）

這個情境比較特別——原則上稅務上可以認列，但有兩個關鍵條件必須同時符合：

條件一｜公務性質	費用必須確實與公司業務有關。 ✔ 出差拜訪客戶途中搭車 → 可以 ✘ 搭車去遊樂園、私人行程 → 不行
條件二｜憑證補件	需取得經手人（即出差人）之書面證明作為憑證。若為包租計程車，則須另取具車行證明及經手人或出差人證明。

財務帳	認列 1,200 元
稅務帳	符合條件者，可認列（以出差人書面證明為憑）
課稅所得	符合條件者，課稅所得不增加

📌 法令依據：乘坐計程車車資，准以經手人（即出差人）之證明為憑。但包租計程車應取具車行證明及經手人或出差人證明。

情境四｜網路購買辦公設備，廠商只給出貨單（2,500 元）

可入財務帳，但報稅時需剔除，不能抵稅。

財務帳	認列 2,500 元
稅務帳	不認列
課稅所得	增加 2,500 元

情境五｜訂閱國外網路服務，無發票也未辦扣繳（6,000 元）

費用可入財務帳，但稅務不認列；另未辦理「境外電商扣繳申報」，還會有額外罰則。

財務帳	認列 6,000 元
稅務帳	不認列
課稅所得	增加 6,000 元，另有漏扣繳稅款罰則

🧾 那「支出證明單」有沒有用？

真的沒有合法憑證時，可試著用「支出證明單」或「經手人證明」作為財務帳依據。下圖是支出證明單的常見格式：

▲ 支出證明單範例（「單據遺失」為常見填寫情境）

但請注意，支出證明單並非萬能：

✔ 可以做到 在財務帳上認列該筆費用，符合《商業會計法》記帳要求

✘ 做不到 稅務上原則上仍不認列；並非所有費用都適用；使用有諸多限制

💡 有原則就有例外，但個案情況較複雜，建議諮詢會計師評估是否適用。

⚖️ 相關法規說明

《商業會計法》第 19 條

對外會計事項應有外來或對外憑證；內部會計事項應有內部憑證以資證明。
原始憑證因事實上限制無法取得，或因意外事故毀損、缺少或滅失者，除依法令規定程序辦理外，應根據事實及金額作成憑證，由商業負責人或其指定人員簽名或蓋章，憑以記帳。
無法取得原始憑證之會計事項，商業負責人得令經辦及主管該事項之人員，分別或共同證明。

⚠️ 此外，未取得合法憑證或未正確辦理扣繳，稅法均設有相應罰則，請務必留意。

✅ 結論與建議

能否合法運用支出證明單，仍須視實際個案情況而定。

長期而言，正常取得發票或收據、按照法令報稅、該繳的稅繳清楚，才是企業永續經營的基礎。

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